I kontakt med Åland Living sparar vi dina personuppgifter. Uppgifterna behöver vi för att kunna tipsa om jobb, boende och annat som kan underlätta för dig som vill flytta till Åland. 

Personuppgiftspolicy

Åland Living är en del av Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet (Ams). Som personuppgiftsansvarig tar Åland Living ansvar för den personliga information som du förser oss med. Vi hanterar dina personuppgifter i enlighet med vad som föreskrivs i gällande Dataskyddslagstiftning.

För att du ska känna dig trygg i vår behandling av personuppgifter beskriver denna personuppgiftspolicy hur vi samlar in, lagrar och hanterar dina personuppgifter. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande.

Det är viktigt att du tar del av och förstår personuppgiftspolicyn.

Tillämpningsområde för personuppgiftspolicyn

Denna personuppgiftspolicy gäller för registrerade vars personuppgifter inkommer till Åland Living och därmed behandlas av oss. Den gäller också vid nyttjande av något av våra system, program och/eller tjänster samt vår hemsida och sociala medier. 

Personuppgiftspolicyn gäller även dig som är anställd på Åland Living.

Ams som ansvarig för dina personuppgifter 

I denna personuppgiftspolicy benämns Åland Living, FO.nr: 0145076-7.

Åland Living är personuppgiftsansvarig och ansvarar således för samtliga personuppgifter som du lämnar i kontakten med oss.

Åland Living når du på följande sätt:
Post: Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet, PB 2026, AX-22111 MARIEHAMN
Besöksadress: Nygatan 5, MARIEHAMN
Telefon: +358 (0)18 25101
E-post: info@alandliving.ax

Syfte med behandlingen

Vårt främsta syfte för att behandla dina personuppgifter är för att kunna fullfölja åtaganden mot dig som har kontaktat Åland Living. 

När du anmäler att du är intresserad av att flytta till Åland via vårt digitala anmälningsformulär på alandliving.ax lagrar vi de uppgifter som du fyller i. Vi lagrar även uppgifter om dig som anmäler dig till som högskolepraktikant via Ams hemsida, www.ams.ax. 

Vi behandlar alltid dina personuppgifter med stöd i de legala grunder som ställs upp enligt Dataskyddsförordningen samt vad som annars stadgas i den åländska och finska lagstiftningen.

Vilken data samlar myndigheten in om dig?

Som personuppgiftsansvarig har Living ansvaret för att dina personuppgifter behandlas på ett säkert sätt och att Förordningen följs.

För att du ska kunna få en högskolepraktikplats behöver du lämna in dina personuppgifter.

Åland Living tillämpar inget automatiserat beslutsfattande utan alla beslut görs manuellt av en tjänsteman eller behörigt organ.

Vi kan använda dina personuppgifter för att besvara dina förfrågningar och sända e-post till dig för att informera om vår verksamhet till den e-postadress du uppgett för oss. Du kan när som helst begära att inte få e-post från oss.
Åland Living kommer att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något beaktansvärt skäl. Vi minimerar alltid användandet av dina personuppgifter i så stor utsträckning som det är möjligt.

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas bara av den personal inom Åland Living som behöver den för att handlägga högskolepraktikärenden och vägleda och kommunicera med blivande inflyttare.

I Åland Livings register lagras sådana uppgifter om dig som du själv angett i samband med att du blev registrerad samt eventuella uppgifter som framkommer vid ett senare skede. Senare behandling av dina personuppgifter kommer att hanteras efter samma ändamål som när de samlades in.

Vi är skyldiga att meddela dig om vi vill använda oss av personuppgifterna på något annat sätt än det vi inhämtat dem för. I vissa fall kan vi fråga dig om vi får använda tidigare inlämnade personuppgifter för att förenkla handläggningen av ditt ärende.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Åland Living tar det förtroende som du som registrerad, givit oss på allvar. För att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, missbruk, avslöjande eller ändring vidtar vi lämpliga fysiska, tekniska och administrativa åtgärder.

Den fysiska säkerheten är utformad för att förebygga obehörig åtkomst till databasutrustning. Elektroniska säkerhetsåtgärder, såsom brandväggar, tillträdesbegränsningar och kryptering ger skydd mot dataintrång och annan obehörig åtkomst.

Anställda på Åland Living följer gällande informationssäkerhetsföreskrifter.

Om Åland Living trots vidtagna åtgärder skulle drabbas av en personuppgiftsincident anmäler vi incidenten till Datainspektionen inom 72 timmar utifall vi ser att incidenten utgör en risk mot eventuella fri- och rättigheter för den registrerade. Anmälan sker enligt de regler för rapportering som Datainspektionen tillhandahåller. I vissa fall kontaktar vi även berörda individer som drabbats av personuppgiftsincidenten.

Med vem delar vi dina personuppgifter?

Åland Living säljer inte någon kundinformation vidare.

Dina personuppgifter delas till landskapets löneenhet för utbetalning av lön/högskolepraktik samt Ams utkomstskydd för registrering av högskolepraktik. 

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Åland Living strävar efter att personuppgifterna alltid ska behandlas inom EU/EES och att alla våra egna IT-system finns inom EU/EES.

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Åland Living lagrar dina personuppgifter så länge som det är rimligen nödvändigt för att uppfylla det syfte/de syften för vilket de samlades in och för att efterleva Förordningen eller tillämpliga lagar.

Så snart personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de syften för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats kommer de att raderas.

Personuppgifter som skickas in till Åland Living utan att de efterfrågats kommer inte att sparas, med vissa undantag som till exempel spontana arbetsansökningar.

Vid arkivering av personuppgifter följs arkivlagar och andra föreskrifter. Lagring av personuppgifter bestäms i enlighet med gällande lagar och andra föreskrifter som reglerar hur uppgifter ska hanteras.

Vilka rättigheter har du?

• Du har rätt att kontrollera vilka personuppgifter som finns lagrade hos oss.
• Du har rätt att begära ett registerutdrag där du kan se vilka personuppgifter som finns om dig i våra register.
• Du har rätt att skriftligen begära rättning om du upptäcker att vi har felaktigheter registrerade om dig.
• Du har rätt att bli raderad under dessa förutsättningar.
  
  • Uppgifterna behövs inte längre för det ändamål de samlades in.
  • Uppgifterna sparas med ditt samtycke och du återkallar samtycket.
  • Behandlingen grundar sig på en intressevägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse.
  • Personuppgifterna har behandlats olagligt.
  • Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av.
• Rätten att bli raderad gäller inte om Åland Living är skyldiga enligt lag (t.ex. bokföringslagen) att behålla uppgifterna. Det kan också hända att behandling är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
• Du har rätt att begära en begränsning i behandlingen, men denna rätt är inte ovillkorlig utan en bedömning måste ske i varje enskilt fall.
• Du har rätt att invända mot en personuppgiftsbehandling och Åland Living kommer då att upphöra med behandlingen under tiden frågan utreds.

Om du vill åberopa någon av dina rättigheter så kontaktar du myndighetschef Tomas Lundberg via telefon (018) 25501 eller via e-post till info@ams.ax

Dataskyddsombud

Åland Living anlitar Ålands landskapsregerings dataskyddsombud.

Dataskyddsombudets roll är att kontrollera att dataskyddsförordningen följs genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser.

Dataskyddsombudet kan du kontakta om dina personuppgifter hanteras av Åland Living och du har några frågor om det.

Dataskyddsombud via Ålands landskapsregering
Telefon: +358 (0)18 25 119
E-post: dataskyddsombud@regeringen.ax

Datainspektionen – Om du har klagomål

Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av Förordningen.

Om du anser att Åland Living har behandlat dina personuppgifter på ett sätt som strider mot Förordningen har du rätt att lämna in ett klagomål till Datainspektionen.

Kontaktuppgifter hittar du på Datainspektionens webbplats.

Ändringar av denna personuppgiftspolicy

Eventuella uppdaterade versioner av policyn kommer att publiceras på vår webbplats.